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개인정보처리 세부지침

영등포아이존은 개인정보 보호법에 따라 정보주체(이용인)의 개인정보를 보호하고 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리지침을 수립·공개한다.
제1조 (개인정보의 처리 목적)
영등포아이존은 수집한 개인정보를 다음의 목적을 위해 처리한다. 처리하고 있는 개인정보는 다음의 목적 이외의 용도로는 사용되지 않으며 이용 목적이 변경될 시에는 개인정보보호법 제18조에 따라 별도의 사전 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행한다.
  • ① 수집목적 및 항목
    1. 1. 서비스의 제공 : 회원가입, 사회복지시설정보시스템, 서비스 이용, 이용계약, 응급상황의 대처, 중요사항에 대한 고지, 욕구 및 만족도 조사 등에 필요한 최소한의 개인정보 처리
    2. 2. 자원봉사자 관리 : 자원봉사자 모집·교육·배치와 보건복지부 자원봉사전산망(사회복지자원봉사인증관리 VMS), 실적입력, 배지 신청, 인증서 발급, 소식지 발송, 만 14세 미만 아동의 개인정보 수집 이용 시 법정대리인의 동의여부 확인, 각종 고지·통지, 고충처리, 통계자료 작성 등을 목적으로 개인정보 처리
    3. 3. 후원자 관리 : 후원과 관련된 기본적인 본인 식별, 기부금 출금, 기부금영수증 발급과 국세청 연말정산 간소화서비스로의 정보제공, 만 14세 미만 아동의 개인정보 수집 이용 시 법정대리인의 동의 여부 확인, 각종 고지·통지, 고충처리, 통계자료 작성 등을 목적으로 개인정보 처리
    4. 4. 강사관리·직원관리 : 신규강사, 신규직원 채용, 고용계약에 포함된 개인정보를 임금 지급, 직원의 경우 복리후생 제공, 교육신청 등을 목적으로 개인정보 처리
    5. 5. 민원 및 고충처리 : 민원인의 신원 확인, 민원사항 확인, 사실조사를 위해 연락, 통지, 처리결과 통보 등의 목적으로 개인정보 처리
    6. 6. 홈페이지 관리 : 복지관은 이용자 회원가입, 서비스 신청 등을 위해 아래 개인정보를 수집
      1. 봉사신청 : 성명, 생년월일, 연락처, 비밀번호, 봉사선택정보
      2. 기관방문신청 : 기관명, 신청자 및 방문자 성명, 연락처, 이메일, 방문선택정보
제2조 (개인정보 처리 및 보유기간)
법령에 따른 개인정보 보유, 이용기간 또는 정보주체로부터 개인정보 수집 시에 동의 받은 개인정보 보유, 이용기간 내에서 개인정보를 처리, 보유한다.
  • ① 각각의 개인정보는 해당 사업을 담당하는 직원을 개인정보처리자로 지정하여 처리하게 하고, 개인정보처리자로 지정받지 않은 직원은 이를 취급하거나 공유할 수 없다.
  • ② 시설은 법령에 따른 개인정보 보유·이용기간 또는 정보주체로부터 개인정보를 수집 시에 동의 받은 개인 정보 보유·이용기간 내에서 개인정보를 처리·보유한다.
  • ③ 개인정보 처리방법에 따라 다음과 같이 개인정보를 처리, 저장한다.
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사례관리 파일
  • 이용 시 정보주체의 동의에 따라 개인정보 수집 및 이용 동의서를 작성한다.
  • 정보주체에 관해 수집된 모든 개인정보(전산을 통해 기록된 출력물 포함)는 파일을 암호화하고 잠금장치가 있는 장소에 별도 보관한다.
전산파일
  • 개인정보처리자는 정보주체가 인터넷 홈페이지를 통하여 회원으로 가입할 경우 주민등록번호를 사용하지 아니하고도 회원으로 가입할 수 있는 방법을 제공하여야 한다.
  • 시설 이용 시까지 정보주체에 관한 모든 사항은 사회복지시설정보시스템을 통해 안전하게 저장 관리 한다.
  • 정보주체에 관해 수집된 모든 개인정보(전산을 통해 기록된 출력물 포함)는 파일을 암호화하고 잠금장치가 있는 장소에 별도 보관한다.
영상파일
  • 설치된 영상정보처리기기는 설치목적 범위를 넘어 카메라를 임의로 조작하거나 다른 곳을 비추어서는 아니 되며, 녹음기능은 사용할 수 없다.
  • 영상정보처리기기를 설치하는 경우 정보주체가 이를 쉽게 인식할 수 있도록 다음 사항을 기재한 안내판 등 운영·관리 방침을 마련하여 공개하여야 한다.
  • 영상정보처리기기의 설치 및 관리는 업무분장에 따른 담당자가 담당하되, 전반적인 과정에 대한 함의 및 모니터링은 개인정보처리 총괄책임자와 협의하여 진행한다.
  • ④ 개인정보 항목이 포함된 저작물의 보존기간은 기록물관리규정에 따른다. 단, 관계법령에 의하여 별도의 지정이 있는 경우에는 예외로 한다.
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이용자(등록아동 및 보호자) 회원 가입일로부터 회원 탈퇴 시까지
방문자 기관방문 신청일로부터 3년까지
후원자 후원 신청일로부터 후원 철회 시까지
자원봉사자 자원봉사 신청일로부터 자원봉사 철회 시까지
홈페이지 회원 탈퇴시 까지
제3조 (개인정보의 제3자 제공 및 기록)
영등포아이존은 당사자의 사전 동의 없이는 개인정보를 제3자에게 제공하지 않는다. 단, 다음의 경우에는 개인정보를 처리할 수 있으며, 제18조제2항 각 호에 따라 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하는 경우에는 다음 각 호의 사항을 행정자치부령으로 정하는 개인정보의 목적 외 이용 및 제3자 제공 대장에 기록하고 관리한다.
  • ① 당사자로부터 별로의 동의를 받고, 공문으로 내부승인이 된 경우
  • ② 당사자 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 명백히 당사자 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
  • ③ 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관업무를 수행할 수 없는 경우
  • ④ 통계작성 및 보고서, 학술연구 등의 목적을 위하여 필요한 경우로서 특정 개인을 알아볼 수 없는 형태로 개인정보를 제공하는 경우
  • ⑤ 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
  • ⑥ 수사 목적으로 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 수사기관의 요구가 있는 경우
제4조 (개인정보 제공기관)
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이용자 사회복지시설정보시시스템
자원봉사자 보건복지부 자원봉사전산망 자원봉사자 인증관리-VMS
후원자 국세청, 사회복지시설정보시스템, ㈜효성
직원 사회복지시설정보시스템,, 국세청, 국민연금관리공단, 건강보험공단, 근로복지공단, 장애인고용촉진공단, 한국사회복지공제회, 지자체(서울시청, 영등포구 보건소), 한국정신재활시설협회, 신한은행, 우리은행
강사 국세청, 지자체
홈페이지 회원 복지관 요청에 따라 이용자들이 사전 동의한 경우
제5조 (개인정보처리 위탁)
영등포아이존은 이용인의 동의 없이 정보를 외부 업체에 위탁하지 않는다. 단, 정보주체의 동의를 받아 개인정보 처리를 위탁하는 사항은 다음과 같다.
  • ① 신한은행(정기후원금 CMS 관리)
제6조 (정보주체의 권리, 의무 및 그 행사방법)
정보주체는 다음과 같은 권리를 행사할 수 있다.
  • ① 본인 개인정보의 열람, 정정 및 삭제의 요청
  • ② 개인정보의 오류에 대한 정정 및 삭제의 요청
  • ③ 개인정보의 처리정지 요구
  • ④ 정보주체가 개인정보의 오류에 대한 정정 및 삭제를 요청한 경우에는 정정 및 삭제를 완료할 때까지 당해 개인정보를 이용 또는 제공하지 않는다. 잘못된 개인정보를 이용 또는 제공한 경우 지체 없이 수정한다.
  • ⑤ 정보주체의 요청에 의해 삭제되는 개인정보는 제2조 개인정보의 처리 및 보유기간에 따라 처리한다.
제7조 (개인정보의 파기)
영등포아이존은 원칙적으로 개인정보 처리목적이 달성된 경우, 지체 없이 해당 개인정보를 파기한다. 파기의 절차, 기한 및 방법은 다음과 같다.
  • ① 파기절차 : 개인정보는 목적 달성 후 내부방침 및 기타 관련 법령에 따라 일정기간 저장된 후 혹은 즉시 파기한다. 이때 DB로 옮겨진 개인정보는 법률에 의한 경우가 아니고서는 다른 목적으로 이용하지 않는다.
  • ② 파기기한 : 개인정보는 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 보유기간의 종료일로부터 5일 이내에, 개인정보의 처리 목적 달성, 해당 서비스의 폐지 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 5일 이내에 개인정보를 파기한다.
  • ③ 파기방법 : 전자적 파일 형태의 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용한다. 종이에 출력된 개인정보는 파쇄기로 파쇄하거나 소각 등 파기업체에 위탁 일괄 파기하며 파기 사실을 내부기안 처리한 다.
제8조 (개인정보 안정성 확보 조치)
영등포아이존은 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있다.
  • ① 개인정보 취급직원의 최소와 및 교육 : 개인정보를 취급하는 직원은 반드시 필요한 인원에 한하여 지정, 관리하고 취급직원을 대상으로 개인정보보호 교육을 실시한다.
  • ② 개인정보에 대한 접근 제한 : 개인정보를 처리하는 데이터베이스 시스템에 대한 접근 권한의 부여·변경·말소를 통하여 개인정보에 대한 접근통제를 위한 필요한 조치를 한다.
    1. 1. 업무용 PC 비밀번호 연 2회 변경 및 설정(문자, 숫자, 특수기호를 포함)하며 팀장이 관리한다.
    2. 2. Office 365 시스템을 적극 이용한다.
    3. 3. 개인정보 저장 및 관리 관련하여 반기별 침입차단시스템을 이용하여 외부로부터의 무단 접근을 통제한다.
    4. 4. 중요한 데이터는 저장 시 및 전송 시 데이터를 암호화하거나 파일 잠금기능을 사용하는 등의 별도 보안기능을 사용한다.
  • ③ 보안프로그램 설치 및 주기적 점검, 갱신 : 해킹이나 컴퓨터 바이러스 등에 의한 개인정보 유출 및 훼손을 막기 위하여 보안프로그램을 설치하고 주기적으로 점검한다.
  • ④ 개인정보 문서보관
    1. 1. 연 1회 부서별 문서를 목록화하여 정리, 보관한다.
    2. 2. 개인정보를 보관하고 있는 물리적 보관 장소를 별도로 두고 이에 대해 출입통제와 잠금장치로 접근을 통제를 하고 있다.
제9조 (개인정보 보호책임자)
영등포아이존은 개인의 정보를 보호하고 개인정보와 관련된 불만을 처리하기 위하여 아래와 같이 관련 부서 및 개인정보관리책임자를 지정하고 있습니다.
  • ① 개인정보 보호책임자 : 장성진 팀장 (cctv 운영관리 : 최유진) / 이현희(개인정보처리 총괄)
  • ② 문의 및 이메일 : 02-6264-9915, ydpaizone@naver.com
제10조 (개인정보 처리방침의 변경)
영등포아이존의 개인정보 처리방침은 시행일로부터 적용되며, 법령 및 방침에 따른 변경내용의 추가, 삭제 및 정정이 있는 경우에는 변경사항의 시행 7일 전부터 공지사항을 통해 고지한다.
제11조 (개인정보 권익침해 구제방안)
정보주체는 개인정보침해로 인한 피해를 구제 받기 위하여 개인정보 분쟁조정위원회, 한국 인터넷 진흥원 개인정보 침해-신고센터 등에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있으며 개인정보의 열람, 정정·삭제, 처리정지 등에 대한 정보주체의 요구에 대하여 공공기관의 장이 행한 처분 또는 부작위로 인해 권리 또는 이익을 침해 받은 자는 행정심판법이 정하는 바에 따라 행정 심판을 청구할 수 있다.
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